Păstrarea documentelor nu este stocare
A ține documentele pe un disc nu înseamnă a le arhiva. Arhivarea presupune să știi pentru fiecare document cât trebuie păstrat, din ce motiv, cine poate decide eliminarea lui și cum se dovedește, ani mai târziu, că documentul nu a fost schimbat între timp.
În administrația publică, termenele de păstrare vin din nomenclatorul arhivistic și din legislația specifică fiecărui tip de document. În mediul privat, vin din legislația contabilă, din contracte și din politicile interne. În ambele cazuri, termenele sunt diferite de la o categorie la alta, iar aplicarea lor manuală, pe volume mari, nu se poate susține.
Ce înseamnă WORM, retenție și legal hold
WORM — write once, read many — descrie un regim în care documentul, odată depus, se poate citi oricât, dar nu se mai poate modifica sau șterge înainte de termen. Este mecanismul care transformă o copie într-o probă: dacă documentul nu putea fi schimbat, conținutul de astăzi este conținutul de atunci.
Politicile de retenție leagă fiecare document de o durată de păstrare, calculată din data relevantă pentru categoria lui. Când termenul expiră, documentul intră într-un proces de selecție, nu într-o ștergere automată și tăcută: eliminarea rămâne o decizie, consemnată ca atare.
Legal hold suspendă eliminarea. Când un document intră într-un litigiu, într-un control sau într-o investigație internă, el este marcat și nu mai poate fi eliminat, chiar dacă termenul lui de păstrare a expirat. Suspendarea se ridică tot explicit.
- regim WORM pentru documentele depuse în arhivă;
- termene de păstrare pe categorii, aplicate automat;
- legal hold care suspendă eliminarea, cu ridicare explicită;
- eliminarea ca proces consemnat, nu ca ștergere tăcută.
Ce câștigă organizația
Volumul scade acolo unde poate să scadă, fără riscul de a pierde ce trebuia păstrat. Documentele care au depășit termenul nu se acumulează la nesfârșit, iar cele care trebuie ținute rămân ținute, cu dovada integrității lor.
Iar la un control, discuția se poartă pe documente, nu pe procedura de arhivare. Se poate arăta ce politică se aplică fiecărei categorii, ce s-a eliminat, când și pe ce bază.
Întrebări frecvente
Arhivarea electronică înlocuiește arhiva fizică?
Le acoperă pe amândouă ca evidență. Documentele native digitale se păstrează electronic, iar pentru unitățile arhivistice fizice se ține evidența intrărilor, ieșirilor și a depozitului. Ce se păstrează pe hârtie rămâne o decizie a organizației și a legislației aplicabile.
Cine poate elimina un document?
Eliminarea este un proces cu propriile drepturi și propria consemnare, nu o operațiune obișnuită de ștergere. Rolurile care o pot iniția și aproba se configurează.
Ce se întâmplă cu un document aflat în legal hold?
Nu poate fi eliminat cât timp marcajul este activ, chiar dacă termenul lui de retenție a expirat. Ridicarea marcajului este o operațiune explicită, care rămâne în evidență.
Cum se dovedește că un document nu a fost modificat?
Prin regimul WORM și prin jurnalul de audit înlănțuit criptografic, care arată dacă a existat vreo intervenție și unde.
Discutăm despre Arhivare ADR
Vă putem arăta componenta în funcțiune pe datele dumneavoastră, vă putem trimite o ofertă pentru dimensiunea organizației sau vă putem răspunde punctual la întrebări tehnice.