Căutarea după cuvinte exacte pierde exact ce cauți
Cine caută „contractul cu firma care ne face mentenanța la lifturi" nu știe cum se numește documentul și nici ce cuvinte conține. O căutare clasică, pe potrivire exactă, întoarce fie nimic, fie trei sute de rezultate.
Problema se agravează cu vechimea arhivei. Documentele scrise acum zece ani folosesc alți termeni decât cele de anul trecut, iar cine caută astăzi nu are de unde să îi cunoască.
Căutare după sens, nu după literă
Căutarea semantică compară înțelesul întrebării cu înțelesul documentelor, nu șirurile de caractere. Consecința practică: o interogare formulată în limbaj obișnuit găsește documentul chiar dacă el folosește alte cuvinte pentru același lucru.
Căutarea acoperă deopotrivă conținutul documentelor și metadatele lor — părți, date, registre, termene — astfel încât întrebările care amestecă cele două tipuri de criterii să primească răspuns dintr-o singură interogare.
Rezultatele sunt filtrate pe drepturi. Un utilizator vede doar documentele la care are acces; căutarea nu devine o cale ocolită de a afla ce există fără a avea dreptul să vezi.
- interogare în limbaj obișnuit, nu în sintaxă de căutare;
- acoperă și conținutul, și metadatele documentelor;
- rezultate filtrate pe drepturile utilizatorului;
- funcționează și pe documente vechi, cu altă terminologie.
Ce câștigă organizația
Timpul pierdut cu găsirea documentelor este una dintre cele mai mari risipe ascunse dintr-o organizație, tocmai pentru că nu apare nicăieri ca activitate separată. Se vede doar ca lentoare generală.
Iar la un control sau la o solicitare cu termen, diferența dintre a găsi un document în două minute și a-l găsi în două zile schimbă natura răspunsului.
Întrebări frecvente
Caută și în documentele scanate?
Da, în măsura în care conținutul lor a fost extras la captură. Documentele scanate fără extragere de text rămân găsibile după metadate.
Utilizatorii văd documente la care nu au acces?
Nu. Rezultatele sunt filtrate pe drepturi înainte de afișare.
Trebuie să învățăm o sintaxă de căutare?
Nu. Întrebarea se pune în limbaj obișnuit. Criteriile exacte rămân disponibile pentru cine le preferă.
Cât de repede apar documentele noi în căutare?
Indexarea se face la intrarea documentului în sistem. Întârzierea concretă depinde de volum și se dimensionează la implementare.
Discutăm despre Semantic Enterprise Search
Vă putem arăta componenta în funcțiune pe datele dumneavoastră, vă putem trimite o ofertă pentru dimensiunea organizației sau vă putem răspunde punctual la întrebări tehnice.