Informația din documente nu este în metadate
Un sistem de documente știe, de obicei, cine a trimis documentul, când a fost înregistrat și în ce dosar stă. Nu știe ce scrie în el. Iar deciziile se iau pe baza a ce scrie.
Consecința: pentru orice întrebare care ține de conținut — ce contracte expiră în trimestrul următor, ce clauze de penalizare avem, unde apare o anumită parte — cineva trebuie să citească.
Ce extrage analiza de conținut
Entitățile: persoane, organizații, adrese, sume, date calendaristice, numere de identificare. Acestea devin câmpuri pe care se poate căuta și filtra, nu text îngropat în document.
Relațiile dintre ele: cine este parte în ce, ce document se referă la care altul, ce obligație revine cui. Aceste legături alimentează graful de cunoaștere al organizației.
Elementele cu potențial de risc: termene care se apropie, clauze neobișnuite față de tiparul organizației, valori care depășesc praguri stabilite. Sistemul le semnalează; evaluarea rămâne a omului.
Informația relevantă pentru fluxul în care intră documentul — ce trebuie completat, ce lipsește, ce trebuie verificat înainte de aprobare.
- entități transformate în câmpuri căutabile;
- relații între documente, persoane și organizații;
- semnalarea termenelor și a elementelor neobișnuite;
- completarea automată a datelor pentru pasul următor din flux.
Ce câștigă organizația
Documentele devin interogabile. Întrebările despre portofoliul de contracte, despre expuneri sau despre termene nu mai cer o revizuire manuală, ci o interogare.
Iar la nivelul operațional, funcționarul primește documentul cu datele deja extrase și cu ce trebuie verificat marcat, în loc să transcrie și să caute.
Întrebări frecvente
Analiza se face pe toate documentele?
Se configurează pe categorii. Nu toate tipurile de documente justifică aceeași profunzime de analiză.
Datele extrase înlocuiesc verificarea umană?
Nu. Sunt propuneri, iar nivelul de confirmare necesară se stabilește pe tip de operațiune.
Ce se întâmplă cu documentele pe care analiza le interpretează greșit?
Corecția operatorului rămâne în evidență și arată, în timp, unde regulile trebuie ajustate.
Analiza vede documente la care utilizatorul nu are acces?
Rezultatele analizei respectă aceleași drepturi ca documentele-sursă.
Discutăm despre Content Intelligence
Vă putem arăta componenta în funcțiune pe datele dumneavoastră, vă putem trimite o ofertă pentru dimensiunea organizației sau vă putem răspunde punctual la întrebări tehnice.