Punctul în care hârtia devine document electronic
Orice organizație care primește documente pe hârtie are un moment în care acestea devin fișiere. Momentul acela decide calitatea a tot ce urmează: dacă scanarea e ilizibilă, dacă lipsește o pagină, dacă fișierul ajunge într-un folder din care îl ia cineva manual, restul fluxului moștenește problema.
Captura securizată tratează acest punct ca pe o intrare controlată în sistem, nu ca pe o copiere de fișiere.
Ce se întâmplă la captură
Documentul scanat intră direct în platformă, nu într-un folder intermediar din care trebuie preluat. La intrare se aplică validări: numărul de pagini, lizibilitatea, formatul, completitudinea setului atunci când documentul face parte dintr-un dosar.
Procesarea automată continuă cu ce se poate deduce fără om: tipul documentului, datele care se pot extrage din el, registrul în care ar trebui înregistrat. Ce nu se poate decide automat ajunge la un operator, cu documentul în față și cu propunerea sistemului alături.
Punctele de digitizare pot fi mai multe și în locuri diferite; ce contează este că toate intră pe același drum, cu aceleași reguli și cu aceeași urmă în jurnal.
- intrare directă în platformă, fără foldere intermediare;
- validări la captură: pagini, lizibilitate, format, completitudine;
- propunere automată de tip de document și de registru;
- aceleași reguli pentru toate punctele de digitizare.
Ce câștigă organizația
Documentele nu se mai pierd între scaner și aplicație — drumul acela, aparent scurt, este locul obișnuit al pierderilor. Iar ce intră în sistem intră o singură dată, într-o formă verificată.
Pentru registratură, câștigul e direct: documentul ajunge la înregistrare gata pregătit, cu propunerea de registru și cu datele extrase, iar funcționarul confirmă în loc să transcrie.
Întrebări frecvente
Ce scanere sunt suportate?
Compatibilitatea concretă se stabilește la implementare, în funcție de echipamentele pe care le aveți.
Documentele scanate se înregistrează automat?
Sistemul propune registrul și datele extrase; confirmarea rămâne la operator, în funcție de politica organizației.
Ce se întâmplă cu un document scanat prost?
Validările de la captură îl semnalează înainte să intre în flux, ca să fie rescanat, nu descoperit peste două săptămâni.
Are legătură cu GateScanner Security Dome?
Sunt lucruri diferite. Această capabilitate se referă la captura din scanere și puncte de digitizare. Curățarea fișierelor prin tehnologie CDR este descrisă separat, în secțiunea GATESCANNER® Security Dome de pe pagina platformei.
Discutăm despre Gate Scanner
Vă putem arăta componenta în funcțiune pe datele dumneavoastră, vă putem trimite o ofertă pentru dimensiunea organizației sau vă putem răspunde punctual la întrebări tehnice.