VOGO · CONTAB ASIST
Firma de contabilitate și clienții ei, pe aceeași platformă: documentele, comunicarea, facturarea, e-Factura, băncile, balanțele și SPV-ul — cu un asistent AI care ajută echipa în munca repetitivă.
Nu se instalează nimic: se lucrează din browser, pe calculator și pe telefon. Contabilul decide.
Clienții încarcă documentele lunii direct în platformă; firma de contabilitate le vede pe toate, pe stări: ce e de prelucrat, ce e neclar, ce e gata. Ce e neclar se întreabă clientul în aceeași platformă, nu pe mail sau la telefon.
Facturarea, e-Factura din SPV, conturile bancare, balanțele și raportul lunar stau în același loc, pentru fiecare firmă-client, separat de celelalte.
Asistentul AI răspunde din documentele firmei-client: ce lipsește, ce e neclar, ce termene urmează. Contabilul hotărăște, semnează și depune.
Clienții trimit cererile — oferta, adeverințele, situațiile pentru bancă — din aplicația mobilă; fiecare cerere se înregistrează și ajunge la contabil cu termenul ei.
Mai puține documente lipsă. Mai puține întrebări repetate. Mai mult timp pentru clienți.
Clienții încarcă facturile, bonurile și extrasele; fiecare document are starea lui — neprocesat, neclar, procesat —, iar ce e neclar se lămurește cu clientul.
Mesajele și notificările dintre firmă și client, pe contabilitate, resurse umane și administrativ, într-un singur loc.
Facturi, proforme, facturi recurente, facturi primite, încasări, chitanțe și registrul de casă.
Facturile din SPV, descărcate și puse în ordine pe furnizori și pe clienți, cu răspunsurile ANAF.
Conturile bancare ale clientului și extrasele lor, la un loc cu celelalte documente ale lunii.
Balanțele încărcate, verificarea lor și raportul lunar pentru client, ușor de citit.
Solicitările din SPV și istoricul lor: ce s-a cerut, ce e în lucru, ce s-a primit.
Un CUI, un nume de firmă sau un administrator și un raport de risc al partenerului, înainte de contract.
Clienți, furnizori, articole, unități de măsură, gestiuni și seriile documentelor.
Toate firmele-client ale biroului de contabilitate, fiecare cu documentele și utilizatorii ei, separate de ale celorlalte.
Răspunde din documentele firmei-client: ce lipsește pentru luna trecută, ce e neclar, ce termene urmează.
Asistentul pregătește și verifică; contabilul hotărăște, semnează și depune.
Mai puțin timp pierdut cu documente lipsă și cu întrebări repetate.
Antreprenorul și angajații lui văd tot ce ține de firma lor.
CUM ARATĂ
Pentru fiecare firmă arondată, o singură linie spune tot: luna în lucru și checklist-ul ei, documentele de sortat, balanța, extrasele tuturor conturilor și mesajele necitite. Verde e la zi, galben e de lucrat — contabilul vede dimineața de unde începe.
Fiecare lună a fiecărei firme-client are aceeași structură: deconturi, contracte, facturi emise și primite, extrase bancare, salarii, declarații. Documentele ajung de la început în locul lor, iar firma de contabilitate nu mai sortează ce a primit pe mail.
Firma-client alege folderul și încarcă documentele lunii, de pe calculator sau de pe telefon. Centralizatorul arată pe loc, pe fiecare folder, câte documente sunt, câte s-au procesat, câte sunt neclare și câte mai sunt de lucrat.
Contabilul marchează documentul procesat, iar documentul se blochează: nu se mai poate înlocui sau redenumi. Ce e neclar primește o notă, pe care clientul o vede și la care răspunde, fără apeluri și fără mailuri pierdute.
Declarațiile lunii — D112, D300, D394, D390, D100 —, statele de plată, balanța și registrul-jurnal sunt puncte de checklist, fiecare cu documentul lui. Luna se închide numai când checklist-ul e complet, iar firma-client găsește declarațiile în dosarul ei.
Mesajele dintre firma de contabilitate și firma-client stau pe departamente — contabilitate, resurse umane, administrativ —, lângă documentele la care se referă. Mesajul necitit apare și în situația firmelor, ca să nu rămână fără răspuns.
Oferta pentru contabilitate, înființarea unei firme, adeverințele de venit și de salariat, situațiile pentru bancă, balanța la cerere sau o întrebare fiscală: clientul completează formularul în aplicație, semnează cu degetul și primește numărul de înregistrare. Cererea ajunge direct la contabil, cu termenul ei.
Clienții firmei de contabilitate — și firmele care vor să devină clienți — trimit cererile de pe telefon sau din browser. Fiecare cerere are formularul ei, documentele ei și drumul ei până la răspuns.
Câmpurile cererii și documentele ei, cu verificarea CNP-ului, a CUI-ului, a e-mailului și a telefonului.
Cererea se înregistrează automat în registrul de corespondență al firmei, cu tipul ei de document.
Contabilul o primește ca sarcină, o verifică și o rezolvă; clientul primește răspunsul pe e-mail.
La prima cerere, clientul primește contul lui, pe adresa din formular, și își urmărește cererile.
O ajută în munca repetitivă — căutarea documentelor, întrebările către clienți, ordinea lunii —, ca experții contabili să aibă mai mult timp pentru clienți și pentru deciziile care cer judecata lor.
Firma de contabilitate și experții ei. Asistentul pregătește și verifică; declarațiile le depune contabilul.
Numai firma lor: documentele, facturile, mesajele și rapoartele ei. Datele unei firme-client nu sunt vizibile celorlalte.
Nu. Se lucrează din browser, pe calculator și pe telefon, atât în firma de contabilitate, cât și la clienții ei.
Da. Clienții trimit cererile din aplicația mobilă Contab Asist — în browserul telefonului sau instalată pe Android —, semnează cu degetul și primesc numărul de înregistrare. La prima cerere li se face contul, pe adresa de e-mail din formular.
Pentru firma de contabilitate, VOGO Contab Asist este gratuit până la 2 GB de documente, pentru toate firmele-client la un loc. Detaliile le prezentăm la demonstrație.
O demonstrație de 15 minute, pe luna obișnuită a unei firme-client.
