VOGO eBS e-Registratura
Digitalizează circuitul documentelor de la înregistrare până la arhivare, într-o platformă unică, sigură și ușor de utilizat.
Înregistrare documente, registre electronice, fluxuri de lucru, termene, audit și arhivare — într-un singur sistem.
EUIPO EUTM 019103505Registratura electronică prin care organizația își gestionează unitar toate registrele de evidență a documentelor, de la intrare până la arhivare. Numerele de înregistrare sunt atribuite automat de sistem, conform regulilor definite pentru fiecare registru, iar fiecare document păstrează un istoric complet al operațiunilor efectuate asupra lui.
O înregistrare nu dispare din sistem. Corecțiile, anulările și modificările rămân trasabile, împreună cu utilizatorul, data și ora la care au fost efectuate. În acest fel, instituția are permanent control asupra circuitului documentelor și poate verifica rapid cine a înregistrat, modificat, consultat, repartizat sau închis o poziție.
Platforma permite gestionarea mai multor registre în aceeași aplicație, fiecare cu propriul cod, propria numerotare anuală, propriile tipuri de documente și propriile drepturi de acces. Astfel, registratura generală, contractele, petițiile, deciziile, hotărârile, urbanismul, personalul sau arhiva pot fi administrate într-un singur sistem, coerent și ușor de urmărit.
Mai puține operațiuni manuale. Mai puține erori. Trasabilitate completă asupra fiecărui document.
Fiecare registru își are codul, formatul numărului, resetarea anuală a secvenței și tipurile de înregistrare permise — intrare, ieșire, intern. Coloanele registrului și documentele pe care le acceptă se configurează din aceeași pagină.
Sens, dată, conținut pe scurt, expeditor, destinatar, compartiment și termen, toate pe aceeași poziție. Următorul număr se vede înainte de înregistrare, iar căutarea și filtrele merg peste tot registrul.
Registrul contractelor nu are câmpurile corespondenței: partener, număr și dată de contract, obiect, valoare, monedă și dată de încetare. Aceleași reguli de numerotare, alt set de date.
Fișierul principal și atașamentele se citesc în dreapta, în timp ce în stânga se completează proveniența, furnizorul și datele facturii. Numărul și data înregistrării rămân neschimbate.
Numărul de înregistrare îl dă sistemul, pe an și pe registru, fiecare registru cu secvența lui. Un formular incomplet nu consumă număr.
Fiecare registru are codul lui și lista tipurilor de documente pe care le acceptă, verificată pe server, nu în browser.
Se aleg din organigrama instituției sau din lista de persoane și firme din exterior.
Termenul până la care trebuie dat răspunsul stă pe fiecare poziție din registru.
Rămân în registru, cu motivul și cu autorul operațiunii. Numărul consumat nu se refolosește, iar o poziție nu se șterge.
Fiecare operațiune se scrie în jurnalul de audit al instituției.
Consultarea, înregistrarea și anularea sunt drepturi separate, configurabile pe fiecare registru în parte.
Pozițiile închise intră sub politicile de retenție ale instituției, cu stocare WORM și legal hold.
instrumentul de înregistrare al registraturii
corespondența primită, ținută separat
corespondența expediată
documente între compartimente
partener, obiect, valoare, durată, termene
OG 27/2002
Legea 544/2001
Codul administrativ
Legea 176/2010
Legea 176/2010
Legea 361/2022
OSGG 600/2018
normele Legii 50/1991
normele Legii Arhivelor Naționale
Instituția poate defini registre suplimentare, fiecare cu propriul cod, cu propria secvență anuală și cu propriile tipuri de documente acceptate.
Numărul solicitărilor, al reclamațiilor administrative și al plângerilor în instanță. Art. 27 din normele Legii nr. 544/2001.
Buletinul se actualizează anual, raportul se publică până la sfârșitul lunii aprilie a anului următor. Art. 10 din aceleași norme.
Petițiile soluționate în termen, prelungite, redirecționate și clasate. Art. 14 din OG nr. 27/2002.
Separate de conținutul raportărilor. Art. 7 alin. (1) din Legea nr. 361/2022.
Fiecare raportare se generează cu dată și oră, se arhivează ca document și rămâne reproductibilă la control. Datele nu se introduc a doua oară.
VOGO eBS e-Registratura este disponibilă în mai multe configurații, în funcție de numărul de utilizatori, capacitatea de stocare și funcționalitățile avansate necesare.
Toate pachetele utilizează aceeași platformă. Diferențele sunt date de numărul de utilizatori, nivelul de stocare și accesul la funcționalități precum OCR și procesarea documentelor cu AI.
| Pachet | Utilizatori | Stocare | OCR complet | AI agentic pentru documente |
Garanție | Suport |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOGO-EBS-REG-BASE | 2 | BASE | — | — | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-BASE5 | 5 | BASE | — | — | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-FULL10 | 10 | FULL | inclus | — | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-FULL10AI | 10 | FULL | inclus | inclus | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-FULL20AI | 20 | FULL | inclus | inclus | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-FULL40AI | 40 | FULL | inclus | inclus | inclus | inclus |
| VOGO-EBS-REG-FULLUNAI | nelimitat | FULL | inclus | inclus | inclus | inclus |
| AI configuration services agent | preț per implementare, la cerere | |||||
| AI self diagnostics agent | inclus gratuit în toate subscripțiile | |||||
VOGO eBS e-Registratura este disponibilă în Catalogul Electronic SEAP, prin repere dedicate fiecărei configurații.
Instituția poate selecta pachetul corespunzător numărului de utilizatori și funcționalităților necesare și poate solicita, înainte de achiziție, o demonstrație a platformei.
Este aplicația prin care organizația înregistrează documentele primite și emise, le dă număr și dată, le repartizează, le urmărește termenele și le arhivează. Registrele pe hârtie sunt înlocuite de registre electronice, iar fiecare operațiune rămâne în jurnalul de audit.
Da. Registrul general de intrări-ieșiri este unul dintre cele 20 de registre livrate preconfigurat, cu sens, dată, expeditor, destinatar, compartiment, termen și descrierea documentului pe aceeași poziție.
Numărul îl atribuie sistemul, separat pentru fiecare registru și pentru fiecare an, după formatul și secvența configurate. Următorul număr se vede înainte de înregistrare, iar o poziție înregistrată nu se șterge.
Da. Setul de registre livrate acoperă activitatea curentă a unei instituții publice: petiții, solicitări în baza Legii 544/2001, declarații de avere și interese, raportările avertizorilor, urbanism, audiențe, investiții, personal și arhivă.
Da. Configurațiile sunt publicate în Catalogul Electronic SEAP, prin repere dedicate. Organizația alege reperul corespunzător numărului de utilizatori și funcționalităților necesare.
Da. Registrele se configurează, nu se programează: cod propriu, format de număr, resetare anuală a secvenței, tipuri de documente și câmpuri specifice, fără modificarea aplicației.
Solicită o demonstrație și vezi cum poate fi configurată platforma pentru fluxurile și registrele instituției tale.
Notă: Serviciile sunt furnizate cu respectarea principiului european DNSH – „Do No Significant Harm”, în conformitate cu art. 17 din Regulamentul (UE) 2020/852 privind instituirea unui cadru pentru facilitarea investițiilor durabile și cu Orientările tehnice ale Comisiei Europene privind aplicarea principiului DNSH, C/2023/111.
