Înregistrare electronică, numerotare automată, termene, trasabilitate și audit complet al operațiunilor.
Registrul este actul, nu evidența lui
Într-o instituție, numărul de înregistrare nu este o etichetă administrativă. De el atârnă termene legale, dovada că un document a fost primit la o anumită dată și, uneori, numărul actului emis pe baza lui. Un registru ținut într-un fișier de calcul rezolvă evidența și pierde exact ce contează: certitudinea că numărul a fost dat o singură dată și că poziția nu a fost modificată ulterior.
Problema cea mai frecventă nu e neglijența, ci simultaneitatea. Doi funcționari care înregistrează în același timp, în același caiet cu un singur rând liber, ajung inevitabil la același număr.
Cum funcționează în VOGO eBS ECM
Numărul îl dă sistemul, pe an și pe registru, fiecare registru cu secvența lui. Alocarea se face în tranzacție: ori se acordă numărul și se scrie înregistrarea, ori nu se întâmplă niciuna dintre ele. Un formular incomplet nu consumă număr.
Instituția poate ține oricâte registre, fiecare cu codul lui și cu lista tipurilor de documente pe care le acceptă. Regula se verifică pe server, nu în browser — o cerere trimisă direct, fără să treacă prin formular, este respinsă la fel.
Expeditorul și destinatarul se aleg din organigrama instituției sau din lista de persoane și firme din exterior. Pe fiecare poziție stă termenul până la care trebuie dat răspunsul. Anularea și rectificarea rămân în registru, cu motivul și cu autorul lor; numărul consumat nu se refolosește, iar o poziție nu se șterge.
- numerotare automată, în tranzacție, pe an și pe registru;
- registre multiple, fiecare cu tipurile de documente acceptate;
- expeditor și destinatar din organigramă sau din exterior;
- drepturi separate pentru consultare, înregistrare și anulare, pe fiecare registru.
Registre predefinite și raportări
Componenta se livrează cu registre configurate conform legislației: registrul general de intrări-ieșiri, registrele de intrare și de ieșire, registrul intern, al contractelor, al facturilor emise, al deciziilor și al hotărârilor, registrul petițiilor (OG 27/2002), al cererilor de informații de interes public (Legea 544/2001), registrele declarațiilor de avere și de interese (Legea 176/2010), registrul raportărilor avertizorilor (Legea 361/2022), registrul riscurilor (OSGG 600/2018), registrul special pentru comunicarea actelor administrative către prefect, registrul certificatelor de urbanism, registrul de audiențe și altele.
Din datele deja înregistrate se produc raportările cerute de lege — raportul anual privind accesul la informațiile de interes public, analiza semestrială a petițiilor, statisticile raportărilor avertizorilor. Datele nu se introduc a doua oară.
Cum se lucrează
Registru nou și clonarea unui registru
În Registre – definiții, Registru nou creează un registru. Clonează, din antetul fișei unui registru, face o copie cu codul `<COD>-COPY` și o deschide în editare: se copiază definiția, coloanele, documentele acceptate și drepturile, iar numerotarea pornește de la zero. Înregistrările nu se copiază.
Înregistrarea unui document în registru
Ecranul Registre – înregistrări are trei zone: registrele, cu numărul care urmează; documentele fără număr, acceptate de registrul ales; înregistrările recente. Alege registrul, apoi documentul, și apasă Înregistrează. Un registru primește numai tipurile de documente pe care le acceptă, iar un document deja înregistrat nu se mai înregistrează o dată.
Modificarea unei înregistrări
O înregistrare se deschide în Editează înregistrarea: sus vezi numărul și conținutul pe scurt, dedesubt codul registrului. Tabul Acces arată cine vede înregistrarea și documentul ei; regulile le schimbă cine poate rectifica înregistrarea. În listă, termenul de răspuns e roșu când a trecut și portocaliu când e în următoarele 7 zile.
Exportul registrului
Butonul Export din bara listei: alege perioada (Lunar, Anual sau Perioadă), formatul (PDF, Excel, CSV sau XML) și, dacă vrei, Include anulate. Exportul are coloanele pe care le vezi tu în listă, cel mult 5000 de rânduri. PDF-ul se deschide ca pagină de tipărire într-o filă nouă; îl salvezi din dialogul de tipărire.
Bonul de înregistrare
Bonul de înregistrare — eticheta autoadezivă sau recipisa — are sus numele unității, la mijloc codul, jos numărul și data. La tipărire poți alege oricare format definit. Formatele se definesc în Setări, la Registratura → Formate bon; numele unității de pe bon, la Setări → General → Unitate.
Înregistrarea emailurilor primite
Adresele de email ale registraturii se configurează în Setări, la Registratura → Emailuri registratură: registrul în care intră, tipul documentului, numerotarea și răspunsul automat. Emailurile se preiau cu Preia acum sau automat, dacă e bifată Preluare automată în Setări → General → Unitate. Emailul întreg devine documentul principal, iar atașamentele devin documente separate. Butonul Reguli SPAM din Emailuri registratură oprește mesajele după titlu sau expeditor.
Întrebări și răspunsuri
Câte registre putem defini?
Oricâte. Fiecare primește propriul cod, propria secvență anuală și propria listă de tipuri de documente acceptate.
Se poate anula o înregistrare greșită?
Da, prin anulare sau rectificare. Poziția rămâne în registru cu motivul și cu autorul operațiunii, iar numărul consumat nu se refolosește.
Cum se cumpără componenta?
Prin Catalogul electronic SEAP, ca abonament lunar, sub codul de reper VOGO-EBS-REG-BASE. Garanția și suportul sunt incluse pe durata abonamentului.
Ce se întâmplă cu documentele pe hârtie?
Se înregistrează la fel, iar evidența rămâne electronică. Păstrarea fizică și evidența arhivistică se tratează separat, prin componenta de arhivare.