VOGO eBS e-Registratura
Digitalisieren Sie den Umlauf der Dokumente von der Registrierung bis zur Archivierung, in einer einzigen sicheren und einfach zu bedienenden Plattform.
Registrierung von Dokumenten, elektronische Register, Workflows, Fristen, Audit und Archivierung — in einem System.
EUIPO EUTM 019103505Die elektronische Registratur, mit der die Organisation alle ihre Dokumentenregister einheitlich verwaltet, vom Eingang bis zur Archivierung. Die Registriernummern vergibt das System automatisch, nach den für jedes Register festgelegten Regeln, und jedes Dokument behält eine vollständige Historie der daran vorgenommenen Vorgänge.
Ein Eintrag verschwindet nie aus dem System. Berichtigungen, Stornierungen und Änderungen bleiben nachvollziehbar, zusammen mit Benutzer, Datum und Uhrzeit. So behält die Institution jederzeit die Kontrolle über den Dokumentenumlauf und kann schnell prüfen, wer einen Eintrag registriert, geändert, eingesehen, zugewiesen oder geschlossen hat.
Die Plattform verwaltet mehrere Register in derselben Anwendung, jedes mit eigenem Code, eigener Jahresnummerierung, eigenen Dokumenttypen und eigenen Zugriffsrechten. So lassen sich allgemeine Registratur, Verträge, Petitionen, Entscheidungen, Beschlüsse, Stadtplanung, Personal oder Archiv in einem einzigen, stimmigen und leicht nachvollziehbaren System führen.
Weniger manuelle Vorgänge. Weniger Fehler. Vollständige Nachvollziehbarkeit für jedes Dokument.
Jedes Register hat seinen eigenen Code, sein Nummernformat, den jährlichen Neustart der Folge und die zulässigen Eintragsarten — Eingang, Ausgang, intern. Seine Spalten und die akzeptierten Dokumente werden auf derselben Seite konfiguriert.
Richtung, Datum, Kurzinhalt, Absender, Empfänger, Abteilung und Frist, alles im selben Eintrag. Die nächste Nummer ist vor der Registrierung sichtbar, und Suche und Filter wirken auf das gesamte Register.
Das Vertragsregister hat keine Felder für Korrespondenz: Partner, Vertragsnummer und -datum, Gegenstand, Wert, Währung und Enddatum. Dieselben Nummerierungsregeln, ein anderer Datensatz.
Hauptdatei und Anhänge werden rechts gelesen, während links Herkunft, Lieferant und Rechnungsdaten ausgefüllt werden. Registriernummer und -datum bleiben unverändert.
Die Registriernummer vergibt das System, je Jahr und je Register, jedes Register mit eigener Folge. Ein unvollständiges Formular verbraucht keine Nummer.
Jedes Register hat seinen eigenen Code und seine Liste akzeptierter Dokumenttypen, geprüft auf dem Server und nicht im Browser.
Ausgewählt aus dem Organigramm der Institution oder aus der Liste externer Personen und Firmen.
Die Frist, bis zu der die Antwort fällig ist, steht an jedem Eintrag im Register.
Beide bleiben im Register, mit Grund und Urheber. Eine verbrauchte Nummer wird nie wiederverwendet, und ein Eintrag wird nie gelöscht.
Jeder Vorgang wird im Audit-Protokoll der Institution festgehalten.
Einsicht, Registrierung und Stornierung sind getrennte Rechte, je Register konfigurierbar.
Geschlossene Einträge unterliegen den Aufbewahrungsrichtlinien der Institution, mit WORM-Speicherung und Legal Hold.
das Erfassungsinstrument der Registratur
eingegangene Korrespondenz, getrennt geführt
versandte Korrespondenz
Dokumente zwischen Abteilungen
Partner, Gegenstand, Wert, Laufzeit, Fristen
Regierungsverordnung 27/2002
Gesetz 544/2001
Verwaltungsgesetzbuch
Gesetz 176/2010
Gesetz 176/2010
Gesetz 361/2022
OSGG 600/2018
Durchführungsbestimmungen zu Gesetz 50/1991
Durchführungsbestimmungen zum Nationalarchivgesetz
Die Institution kann weitere Register definieren, jedes mit eigenem Code, eigener Jahresfolge und eigenen akzeptierten Dokumenttypen.
Anzahl der Anfragen, Verwaltungsbeschwerden und Klagen. Artikel 27 der Durchführungsbestimmungen zu Gesetz 544/2001.
Das Bulletin wird jährlich aktualisiert; der Bericht wird bis Ende April des Folgejahres veröffentlicht. Artikel 10 derselben Bestimmungen.
Fristgerecht erledigte, verlängerte, weitergeleitete und eingestellte Petitionen. Artikel 14 der Regierungsverordnung 27/2002.
Getrennt vom Inhalt der Meldungen. Artikel 7 Absatz (1) des Gesetzes 361/2022.
Jeder Bericht wird mit Datum und Uhrzeit erzeugt, als Dokument archiviert und bleibt bei einer Prüfung reproduzierbar. Keine Daten werden doppelt erfasst.
VOGO eBS e-Registratura ist in mehreren Konfigurationen verfügbar, abhängig von der Anzahl der Benutzer, der Speicherkapazität und den benötigten erweiterten Funktionen.
Alle Pakete nutzen dieselbe Plattform. Die Unterschiede liegen in der Anzahl der Benutzer, dem Speicherumfang und dem Zugang zu Funktionen wie OCR und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung.
| Paket | Benutzer | Speicher | Vollständiges OCR | Agentische KI für Dokumente |
Gewährleistung | Support |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOGO-EBS-REG-BASE | 2 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-BASE5 | 5 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10 | 10 | FULL | included | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10AI | 10 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL20AI | 20 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL40AI | 40 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULLUNAI | unbegrenzt | FULL | included | included | included | included |
| KI-Agent für Konfigurationsdienste | Preis je Implementierung, auf Anfrage | |||||
| KI-Agent für Selbstdiagnose | in allen Abonnements kostenlos enthalten | |||||
VOGO eBS e-Registratura ist im elektronischen SEAP-Katalog verfügbar, mit eigenen Positionen für jede Konfiguration.
Die Institution kann das Paket wählen, das zur Anzahl der Benutzer und zu den benötigten Funktionen passt, und vor der Beschaffung eine Demo der Plattform anfordern.
Es ist die Anwendung, mit der die Organisation eingehende und ausgehende Dokumente registriert, ihnen Nummer und Datum gibt, sie zuweist, ihre Fristen verfolgt und sie archiviert. Papierregister werden durch elektronische ersetzt, und jeder Vorgang bleibt im Audit-Protokoll.
Ja. Das allgemeine Ein- und Ausgangsregister ist eines der 20 vorkonfiguriert gelieferten Register, mit Richtung, Datum, Absender, Empfänger, Abteilung, Frist und Dokumentbeschreibung im selben Eintrag.
Das System vergibt die Nummer, getrennt für jedes Register und jedes Jahr, nach dem konfigurierten Format und der Folge. Die nächste Nummer ist vor der Registrierung sichtbar, und ein registrierter Eintrag wird nie gelöscht.
Ja. Die gelieferten Register decken die laufende Tätigkeit einer öffentlichen Institution ab: Petitionen, Anfragen nach Gesetz 544/2001, Vermögens- und Interessenerklärungen, Hinweisgebermeldungen, Stadtplanung, Sprechstunden, Investitionen, Personal und Archiv.
Ja. Die Konfigurationen sind im elektronischen SEAP-Katalog unter eigenen Positionen veröffentlicht. Die Organisation wählt die Position, die zur Anzahl der Benutzer und zu den benötigten Funktionen passt.
Ja. Register werden konfiguriert, nicht programmiert: eigener Code, Nummernformat, jährlicher Neustart der Folge, Dokumenttypen und spezifische Felder, ohne Änderung der Anwendung.
Fordern Sie eine Demo an und sehen Sie, wie die Plattform für die Abläufe und Register Ihrer Institution konfiguriert werden kann.
Hinweis: Die Leistungen werden unter Einhaltung des europäischen DNSH-Grundsatzes – „Do No Significant Harm“ – erbracht, gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) 2020/852 über die Einrichtung eines Rahmens zur Erleichterung nachhaltiger Investitionen und den technischen Leitlinien der Europäischen Kommission zur Anwendung des DNSH-Grundsatzes, C/2023/111.
