VOGO eBS e-Registratura
Digitalice la circulación de los documentos, del registro al archivo, en una plataforma única, segura y fácil de usar.
Registro de documentos, libros electrónicos, flujos de trabajo, plazos, auditoría y archivo — en un solo sistema.
EUIPO EUTM 019103505El registro electrónico con el que la organización gestiona de forma unificada todos sus libros de registro de documentos, de la entrada al archivo. Los números de registro los asigna automáticamente el sistema, según las reglas definidas para cada libro, y cada documento conserva un historial completo de las operaciones realizadas sobre él.
Un asiento nunca desaparece del sistema. Las correcciones, anulaciones y modificaciones quedan trazadas, junto con el usuario, la fecha y la hora. Así la institución mantiene siempre el control sobre la circulación de los documentos y puede comprobar rápidamente quién registró, modificó, consultó, repartió o cerró un asiento.
La plataforma gestiona varios libros en la misma aplicación, cada uno con su código, su numeración anual, sus tipos de documento y sus derechos de acceso. Así, el registro general, los contratos, las peticiones, las decisiones, los acuerdos, el urbanismo, el personal o el archivo pueden administrarse en un único sistema coherente y fácil de seguir.
Menos operaciones manuales. Menos errores. Trazabilidad completa de cada documento.
Cada libro tiene su código, el formato del número, el reinicio anual de la secuencia y los tipos de asiento permitidos — entrada, salida, interno. Sus columnas y los documentos que acepta se configuran en la misma página.
Sentido, fecha, contenido resumido, remitente, destinatario, departamento y plazo, todo en el mismo asiento. El siguiente número se ve antes del registro, y la búsqueda y los filtros abarcan todo el libro.
El registro de contratos no tiene los campos de la correspondencia: socio, número y fecha del contrato, objeto, valor, moneda y fecha de finalización. Las mismas reglas de numeración, otro conjunto de datos.
El archivo principal y los adjuntos se leen a la derecha, mientras a la izquierda se completan la procedencia, el proveedor y los datos de la factura. El número y la fecha de registro no cambian.
El número de registro lo asigna el sistema, por año y por libro, cada libro con su secuencia. Un formulario incompleto no consume número.
Cada libro tiene su código y la lista de tipos de documento que acepta, comprobada en el servidor y no en el navegador.
Se eligen del organigrama de la institución o de la lista de personas y empresas externas.
La fecha en la que vence la respuesta figura en cada asiento del registro.
Quedan en el registro, con el motivo y el autor de la operación. Un número consumido nunca se reutiliza y un asiento nunca se borra.
Cada operación se anota en el registro de auditoría de la institución.
Consultar, registrar y anular son derechos separados, configurables para cada libro.
Los asientos cerrados quedan sujetos a las políticas de retención de la institución, con almacenamiento WORM y legal hold.
el instrumento de registro de la oficina
correspondencia recibida, llevada por separado
correspondencia enviada
documentos entre departamentos
socio, objeto, valor, duración, plazos
Ordenanza del Gobierno 27/2002
Ley 544/2001
Código Administrativo
Ley 176/2010
Ley 176/2010
Ley 361/2022
OSGG 600/2018
normas de aplicación de la Ley 50/1991
normas de aplicación de la Ley de Archivos Nacionales
La institución puede definir libros adicionales, cada uno con su código, su secuencia anual y sus tipos de documento aceptados.
El número de solicitudes, reclamaciones administrativas y recursos judiciales. Artículo 27 de las normas de aplicación de la Ley 544/2001.
El boletín se actualiza cada año; el informe se publica antes de finales de abril del año siguiente. Artículo 10 de las mismas normas.
Peticiones resueltas en plazo, prorrogadas, redirigidas y archivadas. Artículo 14 de la Ordenanza del Gobierno 27/2002.
Separadas del contenido de las denuncias. Artículo 7, apartado (1), de la Ley 361/2022.
Cada informe se genera con fecha y hora, se archiva como documento y sigue siendo reproducible en un control. Los datos no se introducen dos veces.
VOGO eBS e-Registratura está disponible en varias configuraciones, según el número de usuarios, la capacidad de almacenamiento y las funciones avanzadas necesarias.
Todos los paquetes usan la misma plataforma. Las diferencias están en el número de usuarios, el nivel de almacenamiento y el acceso a funciones como el OCR y el procesamiento de documentos con IA.
| Paquete | Usuarios | Almacenamiento | OCR completo | IA agéntica para documentos |
Garantía | Soporte |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOGO-EBS-REG-BASE | 2 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-BASE5 | 5 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10 | 10 | FULL | included | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10AI | 10 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL20AI | 20 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL40AI | 40 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULLUNAI | ilimitado | FULL | included | included | included | included |
| Agente de IA para servicios de configuración | precio por implantación, bajo petición | |||||
| Agente de IA de autodiagnóstico | incluido gratis en todas las suscripciones | |||||
VOGO eBS e-Registratura está disponible en el Catálogo Electrónico SEAP, con referencias propias para cada configuración.
La institución puede elegir el paquete que corresponde al número de usuarios y a las funciones necesarias, y solicitar una demostración de la plataforma antes de la compra.
Es la aplicación con la que la organización registra los documentos recibidos y emitidos, les asigna número y fecha, los reparte, sigue sus plazos y los archiva. Los libros en papel se sustituyen por libros electrónicos, y cada operación queda en el registro de auditoría.
Sí. El registro general de entrada y salida es uno de los 20 libros entregados preconfigurados, con sentido, fecha, remitente, destinatario, departamento, plazo y descripción del documento en el mismo asiento.
El número lo asigna el sistema, por separado para cada libro y cada año, según el formato y la secuencia configurados. El siguiente número se ve antes del registro, y un asiento registrado nunca se borra.
Sí. El conjunto de libros entregados cubre la actividad diaria de una institución pública: peticiones, solicitudes conforme a la Ley 544/2001, declaraciones de bienes e intereses, denuncias de informantes, urbanismo, audiencias, inversiones, personal y archivo.
Sí. Las configuraciones están publicadas en el Catálogo Electrónico SEAP, con referencias propias. La organización elige la referencia que corresponde al número de usuarios y a las funciones que necesita.
Sí. Los libros se configuran, no se programan: código propio, formato de número, reinicio anual de la secuencia, tipos de documento y campos específicos, sin modificar la aplicación.
Solicite una demo y vea cómo puede configurarse la plataforma para los flujos y los libros de registro de su institución.
Nota: Los servicios se prestan respetando el principio europeo DNSH – «Do No Significant Harm», de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2020/852 relativo al establecimiento de un marco para facilitar las inversiones sostenibles y con las orientaciones técnicas de la Comisión Europea sobre la aplicación del principio DNSH, C/2023/111.
