VOGO eBS e-Registratura
Numérisez la circulation des documents, de l’enregistrement à l’archivage, dans une plateforme unique, sûre et simple à utiliser.
Enregistrement des documents, registres électroniques, workflows, échéances, audit et archivage — dans un seul système.
EUIPO EUTM 019103505Le bureau d’ordre électronique grâce auquel l’organisation gère de façon unifiée tous ses registres de documents, de l’arrivée à l’archivage. Les numéros d’enregistrement sont attribués automatiquement par le système, selon les règles définies pour chaque registre, et chaque document conserve un historique complet des opérations effectuées sur lui.
Un enregistrement ne disparaît jamais du système. Les corrections, annulations et modifications restent traçables, avec l’utilisateur, la date et l’heure. L’institution garde ainsi en permanence la maîtrise de la circulation des documents et peut vérifier rapidement qui a enregistré, modifié, consulté, attribué ou clôturé une entrée.
La plateforme gère plusieurs registres dans la même application, chacun avec son code, sa numérotation annuelle, ses types de documents et ses droits d’accès. Le bureau d’ordre général, les contrats, les pétitions, les décisions, les délibérations, l’urbanisme, le personnel ou les archives peuvent ainsi être administrés dans un seul système cohérent et facile à suivre.
Moins d’opérations manuelles. Moins d’erreurs. Une traçabilité complète pour chaque document.
Chaque registre a son code, son format de numéro, la remise à zéro annuelle de la séquence et les types d’enregistrement autorisés — arrivée, départ, interne. Ses colonnes et les documents qu’il accepte se configurent sur la même page.
Sens, date, objet, expéditeur, destinataire, service et échéance, le tout sur la même entrée. Le numéro suivant est visible avant l’enregistrement, et la recherche et les filtres portent sur tout le registre.
Le registre des contrats n’a pas les champs de la correspondance : partenaire, numéro et date du contrat, objet, valeur, devise et date de fin. Les mêmes règles de numérotation, un autre jeu de données.
Le fichier principal et les pièces jointes se lisent à droite, tandis qu’à gauche on saisit la provenance, le fournisseur et les données de la facture. Le numéro et la date d’enregistrement restent inchangés.
Le numéro d’enregistrement est attribué par le système, par année et par registre, chaque registre avec sa séquence. Un formulaire incomplet ne consomme pas de numéro.
Chaque registre a son code et la liste des types de documents qu’il accepte, vérifiée sur le serveur et non dans le navigateur.
Choisis dans l’organigramme de l’institution ou dans la liste des personnes et sociétés extérieures.
La date à laquelle la réponse est due figure sur chaque entrée du registre.
Elles restent dans le registre, avec le motif et l’auteur de l’opération. Un numéro consommé n’est jamais réutilisé et une entrée n’est jamais supprimée.
Chaque opération est inscrite au journal d’audit de l’institution.
Consultation, enregistrement et annulation sont des droits distincts, configurables pour chaque registre.
Les entrées clôturées relèvent des politiques de rétention de l’institution, avec stockage WORM et legal hold.
l’instrument d’enregistrement du bureau d’ordre
la correspondance reçue, tenue à part
la correspondance expédiée
documents entre services
partenaire, objet, valeur, durée, échéances
Ordonnance du gouvernement 27/2002
Loi 544/2001
Code administratif
Loi 176/2010
Loi 176/2010
Loi 361/2022
OSGG 600/2018
normes d’application de la Loi 50/1991
normes d’application de la loi sur les Archives nationales
L’institution peut définir des registres supplémentaires, chacun avec son code, sa séquence annuelle et ses types de documents acceptés.
Le nombre de demandes, de réclamations administratives et de recours en justice. Article 27 des normes d’application de la loi 544/2001.
Le bulletin est mis à jour chaque année ; le rapport est publié avant la fin avril de l’année suivante. Article 10 des mêmes normes.
Pétitions résolues dans les délais, prolongées, réorientées et classées. Article 14 de l’ordonnance du gouvernement 27/2002.
Séparées du contenu des signalements. Article 7, alinéa (1), de la loi 361/2022.
Chaque rapport est généré avec date et heure, archivé comme document et reste reproductible en cas de contrôle. Les données ne sont jamais saisies deux fois.
VOGO eBS e-Registratura est disponible en plusieurs configurations, selon le nombre d’utilisateurs, la capacité de stockage et les fonctionnalités avancées nécessaires.
Tous les packs utilisent la même plateforme. Les différences tiennent au nombre d’utilisateurs, au niveau de stockage et à l’accès à des fonctionnalités comme l’OCR et le traitement des documents par l’IA.
| Pack | Utilisateurs | Stockage | OCR complet | IA agentique pour les documents |
Garantie | Support |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOGO-EBS-REG-BASE | 2 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-BASE5 | 5 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10 | 10 | FULL | included | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10AI | 10 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL20AI | 20 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL40AI | 40 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULLUNAI | illimité | FULL | included | included | included | included |
| Agent IA de services de configuration | tarif par mise en œuvre, sur demande | |||||
| Agent IA d’autodiagnostic | inclus gratuitement dans tous les abonnements | |||||
VOGO eBS e-Registratura est disponible dans le catalogue électronique SEAP, sous des références dédiées à chaque configuration.
L’institution peut choisir le pack qui correspond au nombre d’utilisateurs et aux fonctionnalités nécessaires, et demander une démonstration de la plateforme avant l’achat.
C’est l’application par laquelle l’organisation enregistre les documents reçus et émis, leur donne un numéro et une date, les attribue, suit leurs échéances et les archive. Les registres papier sont remplacés par des registres électroniques, et chaque opération reste dans le journal d’audit.
Oui. Le registre général des arrivées et départs fait partie des 20 registres livrés préconfigurés, avec sens, date, expéditeur, destinataire, service, échéance et description du document sur la même entrée.
C’est le système qui attribue le numéro, séparément pour chaque registre et chaque année, selon le format et la séquence configurés. Le numéro suivant est visible avant l’enregistrement, et une entrée enregistrée n’est jamais supprimée.
Oui. L’ensemble des registres livrés couvre l’activité courante d’une institution publique : pétitions, demandes au titre de la loi 544/2001, déclarations de patrimoine et d’intérêts, signalements de lanceurs d’alerte, urbanisme, audiences, investissements, personnel et archives.
Oui. Les configurations sont publiées dans le catalogue électronique SEAP, sous des références dédiées. L’organisation choisit la référence qui correspond au nombre d’utilisateurs et aux fonctionnalités nécessaires.
Oui. Les registres se configurent, ils ne se programment pas : code propre, format de numéro, remise à zéro annuelle de la séquence, types de documents et champs spécifiques, sans modifier l’application.
Demandez une démo et voyez comment la plateforme peut être configurée pour les flux et les registres de votre institution.
Note : Les services sont fournis dans le respect du principe européen DNSH – « Do No Significant Harm », conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2020/852 sur l’établissement d’un cadre visant à favoriser les investissements durables et aux orientations techniques de la Commission européenne sur l’application du principe DNSH, C/2023/111.
