VOGO eBS e-Registratura
Ψηφιοποιήστε τη διακίνηση των εγγράφων από την πρωτοκόλληση έως την αρχειοθέτηση, σε μία ενιαία, ασφαλή και εύχρηστη πλατφόρμα.
Πρωτοκόλληση εγγράφων, ηλεκτρονικά βιβλία, ροές εργασιών, προθεσμίες, έλεγχος και αρχειοθέτηση — σε ένα σύστημα.
EUIPO EUTM 019103505Το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο με το οποίο ο οργανισμός διαχειρίζεται ενιαία όλα τα βιβλία εγγράφων του, από την είσοδο έως την αρχειοθέτηση. Οι αριθμοί πρωτοκόλλου δίνονται αυτόματα από το σύστημα, σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζονται για κάθε βιβλίο, και κάθε έγγραφο διατηρεί πλήρες ιστορικό των ενεργειών που έγιναν σε αυτό.
Μια καταχώριση δεν εξαφανίζεται ποτέ από το σύστημα. Οι διορθώσεις, οι ακυρώσεις και οι αλλαγές παραμένουν ιχνηλάσιμες, μαζί με τον χρήστη, την ημερομηνία και την ώρα. Έτσι ο φορέας έχει διαρκώς τον έλεγχο της διακίνησης των εγγράφων και μπορεί να ελέγξει γρήγορα ποιος πρωτοκόλλησε, άλλαξε, είδε, ανέθεσε ή έκλεισε μια καταχώριση.
Η πλατφόρμα διαχειρίζεται πολλά βιβλία στην ίδια εφαρμογή, το καθένα με τον δικό του κωδικό, τη δική του ετήσια αρίθμηση, τους δικούς του τύπους εγγράφων και τα δικά του δικαιώματα πρόσβασης. Έτσι το γενικό πρωτόκολλο, οι συμβάσεις, οι αναφορές, οι αποφάσεις, οι πράξεις, η πολεοδομία, το προσωπικό ή το αρχείο μπορούν να διοικούνται σε ένα ενιαίο, συνεκτικό και εύκολο στην παρακολούθηση σύστημα.
Λιγότερες χειροκίνητες ενέργειες. Λιγότερα λάθη. Πλήρης ιχνηλασιμότητα για κάθε έγγραφο.
Κάθε βιβλίο έχει τον κωδικό του, τη μορφή του αριθμού, τον ετήσιο μηδενισμό της ακολουθίας και τους επιτρεπόμενους τύπους καταχώρισης — εισερχόμενα, εξερχόμενα, εσωτερικά. Οι στήλες του και τα έγγραφα που δέχεται ρυθμίζονται από την ίδια σελίδα.
Κατεύθυνση, ημερομηνία, σύντομο περιεχόμενο, αποστολέας, παραλήπτης, τμήμα και προθεσμία, όλα στην ίδια καταχώριση. Ο επόμενος αριθμός φαίνεται πριν από την καταχώριση, και η αναζήτηση και τα φίλτρα καλύπτουν όλο το βιβλίο.
Το βιβλίο συμβάσεων δεν έχει τα πεδία της αλληλογραφίας: αντισυμβαλλόμενος, αριθμός και ημερομηνία σύμβασης, αντικείμενο, αξία, νόμισμα και ημερομηνία λήξης. Οι ίδιοι κανόνες αρίθμησης, άλλο σύνολο δεδομένων.
Το κύριο αρχείο και τα συνημμένα διαβάζονται δεξιά, ενώ αριστερά συμπληρώνονται η προέλευση, ο προμηθευτής και τα στοιχεία του τιμολογίου. Ο αριθμός και η ημερομηνία πρωτοκόλλου μένουν αμετάβλητοι.
Τον αριθμό πρωτοκόλλου τον δίνει το σύστημα, ανά έτος και ανά βιβλίο, κάθε βιβλίο με τη δική του ακολουθία. Μια ημιτελής φόρμα δεν καταναλώνει αριθμό.
Κάθε βιβλίο έχει τον κωδικό του και τη λίστα των τύπων εγγράφων που δέχεται, ελεγμένη στον διακομιστή και όχι στον browser.
Επιλέγονται από το οργανόγραμμα του φορέα ή από τη λίστα εξωτερικών προσώπων και εταιρειών.
Η προθεσμία μέσα στην οποία πρέπει να δοθεί απάντηση βρίσκεται σε κάθε καταχώριση του βιβλίου.
Παραμένουν στο βιβλίο, με την αιτιολογία και τον συντάκτη της ενέργειας. Ένας αριθμός που καταναλώθηκε δεν ξαναχρησιμοποιείται και μια καταχώριση δεν διαγράφεται.
Κάθε ενέργεια καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου του φορέα.
Η προβολή, η πρωτοκόλληση και η ακύρωση είναι ξεχωριστά δικαιώματα, ρυθμιζόμενα για κάθε βιβλίο.
Οι κλειστές καταχωρίσεις υπάγονται στις πολιτικές διατήρησης του φορέα, με αποθήκευση WORM και legal hold.
το εργαλείο καταχώρισης του πρωτοκόλλου
η αλληλογραφία που παραλαμβάνεται, τηρείται χωριστά
η αλληλογραφία που αποστέλλεται
έγγραφα μεταξύ τμημάτων
αντισυμβαλλόμενος, αντικείμενο, αξία, διάρκεια, προθεσμίες
Κυβερνητικό Διάταγμα 27/2002
Νόμος 544/2001
Διοικητικός Κώδικας
Νόμος 176/2010
Νόμος 176/2010
Νόμος 361/2022
OSGG 600/2018
κανόνες εφαρμογής του Νόμου 50/1991
κανόνες εφαρμογής του νόμου για τα Εθνικά Αρχεία
Ο φορέας μπορεί να ορίσει επιπλέον βιβλία, το καθένα με τον δικό του κωδικό, τη δική του ετήσια ακολουθία και τους δικούς του αποδεκτούς τύπους εγγράφων.
Ο αριθμός των αιτημάτων, των διοικητικών προσφυγών και των δικαστικών προσφυγών. Άρθρο 27 των κανόνων εφαρμογής του Νόμου 544/2001.
Το δελτίο ενημερώνεται ετησίως· η έκθεση δημοσιεύεται έως το τέλος Απριλίου του επόμενου έτους. Άρθρο 10 των ίδιων κανόνων.
Αναφορές που διεκπεραιώθηκαν εμπρόθεσμα, παρατάθηκαν, διαβιβάστηκαν και αρχειοθετήθηκαν. Άρθρο 14 του Κυβερνητικού Διατάγματος 27/2002.
Χωριστά από το περιεχόμενο των αναφορών. Άρθρο 7 παράγραφος (1) του Νόμου 361/2022.
Κάθε αναφορά παράγεται με ημερομηνία και ώρα, αρχειοθετείται ως έγγραφο και παραμένει αναπαραγώγιμη σε έλεγχο. Τα δεδομένα δεν καταχωρίζονται δεύτερη φορά.
Το VOGO eBS e-Registratura διατίθεται σε διάφορες διαμορφώσεις, ανάλογα με τον αριθμό των χρηστών, τη χωρητικότητα αποθήκευσης και τις προηγμένες λειτουργίες που απαιτούνται.
Όλα τα πακέτα χρησιμοποιούν την ίδια πλατφόρμα. Οι διαφορές αφορούν τον αριθμό των χρηστών, το επίπεδο αποθήκευσης και την πρόσβαση σε λειτουργίες όπως το OCR και η επεξεργασία εγγράφων με AI.
| Πακέτο | Χρήστες | Αποθήκευση | Πλήρες OCR | Agentic AI για έγγραφα |
Εγγύηση | Υποστήριξη |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOGO-EBS-REG-BASE | 2 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-BASE5 | 5 | BASE | — | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10 | 10 | FULL | included | — | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL10AI | 10 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL20AI | 20 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULL40AI | 40 | FULL | included | included | included | included |
| VOGO-EBS-REG-FULLUNAI | απεριόριστοι | FULL | included | included | included | included |
| Πράκτορας AI για υπηρεσίες ρύθμισης | τιμή ανά υλοποίηση, κατόπιν αιτήματος | |||||
| Πράκτορας AI αυτοδιάγνωσης | περιλαμβάνεται δωρεάν σε όλες τις συνδρομές | |||||
Το VOGO eBS e-Registratura διατίθεται στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο SEAP, με ξεχωριστές καταχωρίσεις για κάθε διαμόρφωση.
Ο φορέας μπορεί να επιλέξει το πακέτο που αντιστοιχεί στον αριθμό χρηστών και στις λειτουργίες που χρειάζεται, και να ζητήσει επίδειξη της πλατφόρμας πριν από την αγορά.
Είναι η εφαρμογή με την οποία ο οργανισμός καταχωρίζει τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, τους δίνει αριθμό και ημερομηνία, τα αναθέτει, παρακολουθεί τις προθεσμίες τους και τα αρχειοθετεί. Τα χάρτινα βιβλία αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά, και κάθε ενέργεια μένει στο αρχείο ελέγχου.
Ναι. Το γενικό βιβλίο εισερχομένων-εξερχομένων είναι ένα από τα 20 βιβλία που παραδίδονται προρυθμισμένα, με κατεύθυνση, ημερομηνία, αποστολέα, παραλήπτη, τμήμα, προθεσμία και περιγραφή του εγγράφου στην ίδια καταχώριση.
Τον αριθμό τον δίνει το σύστημα, χωριστά για κάθε βιβλίο και κάθε έτος, σύμφωνα με τη ρυθμισμένη μορφή και ακολουθία. Ο επόμενος αριθμός φαίνεται πριν από την πρωτοκόλληση, και μια καταχώριση δεν διαγράφεται ποτέ.
Ναι. Τα βιβλία που παραδίδονται καλύπτουν την καθημερινή δραστηριότητα ενός δημόσιου φορέα: αναφορές, αιτήματα κατά τον Νόμο 544/2001, δηλώσεις περιουσιακής κατάστασης και συμφερόντων, αναφορές μαρτύρων δημοσίου συμφέροντος, πολεοδομία, ακροάσεις, επενδύσεις, προσωπικό και αρχείο.
Ναι. Οι διαμορφώσεις είναι δημοσιευμένες στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο SEAP, με ξεχωριστές καταχωρίσεις. Ο οργανισμός επιλέγει την καταχώριση που αντιστοιχεί στον αριθμό χρηστών και στις λειτουργίες που χρειάζεται.
Ναι. Τα βιβλία ρυθμίζονται, δεν προγραμματίζονται: δικός τους κωδικός, μορφή αριθμού, ετήσιος μηδενισμός της ακολουθίας, τύποι εγγράφων και ειδικά πεδία, χωρίς αλλαγή της εφαρμογής.
Ζητήστε μια επίδειξη και δείτε πώς μπορεί να ρυθμιστεί η πλατφόρμα για τις ροές και τα βιβλία του φορέα σας.
Σημείωση: Οι υπηρεσίες παρέχονται με σεβασμό στην ευρωπαϊκή αρχή DNSH – «Do No Significant Harm», σύμφωνα με το άρθρο 17 του Κανονισμού (ΕΕ) 2020/852 σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για τη διευκόλυνση των βιώσιμων επενδύσεων και με τις τεχνικές κατευθυντήριες γραμμές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την εφαρμογή της αρχής DNSH, C/2023/111.
