Analiza automată a conținutului pentru identificarea entităților, relațiilor, riscurilor și informațiilor relevante.
Informația din documente nu este în metadate
Un sistem de documente știe, de obicei, cine a trimis documentul, când a fost înregistrat și în ce dosar stă. Nu știe ce scrie în el. Iar deciziile se iau pe baza a ce scrie.
Consecința: pentru orice întrebare care ține de conținut — ce contracte expiră în trimestrul următor, ce clauze de penalizare avem, unde apare o anumită parte — cineva trebuie să citească.
Ce extrage analiza de conținut
Entitățile: persoane, organizații, adrese, sume, date calendaristice, numere de identificare. Acestea devin câmpuri pe care se poate căuta și filtra, nu text îngropat în document.
Relațiile dintre ele: cine este parte în ce, ce document se referă la care altul, ce obligație revine cui. Aceste legături alimentează graful de cunoaștere al organizației.
Elementele cu potențial de risc: termene care se apropie, clauze neobișnuite față de tiparul organizației, valori care depășesc praguri stabilite. Sistemul le semnalează; evaluarea rămâne a omului.
Informația relevantă pentru fluxul în care intră documentul — ce trebuie completat, ce lipsește, ce trebuie verificat înainte de aprobare.
- entități transformate în câmpuri căutabile;
- relații între documente, persoane și organizații;
- semnalarea termenelor și a elementelor neobișnuite;
- completarea automată a datelor pentru pasul următor din flux.
Ce câștigă organizația
Documentele devin interogabile. Întrebările despre portofoliul de contracte, despre expuneri sau despre termene nu mai cer o revizuire manuală, ci o interogare.
Iar la nivelul operațional, funcționarul primește documentul cu datele deja extrase și cu ce trebuie verificat marcat, în loc să transcrie și să caute.
Căutarea după cuvinte exacte pierde exact ce cauți
Cine caută „contractul cu firma care ne face mentenanța la lifturi" nu știe cum se numește documentul și nici ce cuvinte conține. O căutare clasică, pe potrivire exactă, întoarce fie nimic, fie trei sute de rezultate.
Problema se agravează cu vechimea arhivei. Documentele scrise acum zece ani folosesc alți termeni decât cele de anul trecut, iar cine caută astăzi nu are de unde să îi cunoască.
Căutare după sens, nu după literă
Căutarea semantică compară înțelesul întrebării cu înțelesul documentelor, nu șirurile de caractere. Consecința practică: o interogare formulată în limbaj obișnuit găsește documentul chiar dacă el folosește alte cuvinte pentru același lucru.
Căutarea acoperă deopotrivă conținutul documentelor și metadatele lor — părți, date, registre, termene — astfel încât întrebările care amestecă cele două tipuri de criterii să primească răspuns dintr-o singură interogare.
Rezultatele sunt filtrate pe drepturi. Un utilizator vede doar documentele la care are acces; căutarea nu devine o cale ocolită de a afla ce există fără a avea dreptul să vezi.
- interogare în limbaj obișnuit, nu în sintaxă de căutare;
- acoperă și conținutul, și metadatele documentelor;
- rezultate filtrate pe drepturile utilizatorului;
- funcționează și pe documente vechi, cu altă terminologie.
Ce câștigă organizația
Timpul pierdut cu găsirea documentelor este una dintre cele mai mari risipe ascunse dintr-o organizație, tocmai pentru că nu apare nicăieri ca activitate separată. Se vede doar ca lentoare generală.
Iar la un control sau la o solicitare cu termen, diferența dintre a găsi un document în două minute și a-l găsi în două zile schimbă natura răspunsului.
Cum se lucrează
ECM — documente și registratură
VOGO ECM este platforma pentru ciclul de viață al documentelor unei instituții: registratură electronică, management de documente, lucrări și fluxuri, arhivă, securitate și conformitate. Pentru lucrul efectiv, vezi articolele despre Explorator, foldere și drepturi, proprietățile documentului, înregistrarea în registru, export, bonul de înregistrare și emailurile primite.
Exploratorul de documente
Exploratorul are trei panouri: în stânga arborele, în mijloc lista documentelor, în dreapta fișa documentului ales, care se poate restrânge. Selectorul View de deasupra arborelui schimbă felul în care sunt grupate documentele: pe foldere (implicit) sau pe structura de clasificare. În listă apar coloanele standard și câmpurile tipului de document al folderului, câte încap pe ecran.
Folder nou și încărcarea documentelor
În Explorator, alege folderul, apoi:
- Folder nou creează un subfolder; el primește drepturile folderului părinte. - Încarcă adaugă fișiere: fiecare fișier devine un document de tipul ales, dintre tipurile acceptate de folder, și primește drepturile folderului.
Amândouă cer dreptul de Scriere pe folder. Folderele de prim nivel le creează numai administratorul ECM.
Redenumirea și ștergerea unui folder
Redenumirea și ștergerea unui folder cer dreptul Full pe el. Se poate șterge numai un folder gol: mută sau șterge întâi documentele și subfolderele din el.
Drepturile pe foldere și documente
Drepturile funcționează ca în Windows. Le schimbi în secțiunea Securitate din fișa folderului, în Explorator. Nivelurile:
- Doar previzualizare: documentul se vede, nu se descarcă; - Citire: vezi și descarci; - Scriere: și încarci în folder; - Full: și schimbi drepturile, redenumești, ștergi.
Interzis bate Permis. O schimbare se aplică doar folderului sau și tuturor subfolderelor și fișierelor din el, după cum alegi. Un subfolder sau un document nou ia drepturile folderului în care e creat.
Proprietățile unui document
Proprietățile documentului — denumirea, tipul, câmpurile tipului, nivelul de acces — se văd și se modifică în tabul Proprietăți. Ca să le modifici îți trebuie dreptul de editare pe document.
Documente cu stea și documente partajate cu mine
În Explorator, perspectiva Cu stea arată documentele pe care le-ai marcat cu stea; steaua e a ta, alți utilizatori nu o văd. Perspectiva Partajate cu mine arată documentele la care altcineva ți-a dat drepturi, ție sau unui grup din care faci parte.
Întrebări și răspunsuri
Analiza se face pe toate documentele?
Se configurează pe categorii. Nu toate tipurile de documente justifică aceeași profunzime de analiză.
Datele extrase înlocuiesc verificarea umană?
Nu. Sunt propuneri, iar nivelul de confirmare necesară se stabilește pe tip de operațiune.
Ce se întâmplă cu documentele pe care analiza le interpretează greșit?
Corecția operatorului rămâne în evidență și arată, în timp, unde regulile trebuie ajustate.
Analiza vede documente la care utilizatorul nu are acces?
Rezultatele analizei respectă aceleași drepturi ca documentele-sursă.
Caută și în documentele scanate?
Da, în măsura în care conținutul lor a fost extras la captură. Documentele scanate fără extragere de text rămân găsibile după metadate.
Utilizatorii văd documente la care nu au acces?
Nu. Rezultatele sunt filtrate pe drepturi înainte de afișare.
Trebuie să învățăm o sintaxă de căutare?
Nu. Întrebarea se pune în limbaj obișnuit. Criteriile exacte rămân disponibile pentru cine le preferă.
Cât de repede apar documentele noi în căutare?
Indexarea se face la intrarea documentului în sistem. Întârzierea concretă depinde de volum și se dimensionează la implementare.